rédiger brief agence événementielle
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Comment rédiger un Brief pour une Agence Événementielle ?

Ok les gars, cette agence-là a l’air vraaaiment pas mal ! Bon et maintenant, on commence par quoi… ?

Trouver une agence événementielle qui vous inspire confiance, c’est déjà une chose. Réussir à lui faire comprendre l’événement parfait que vous avez en tête, c’en est une autre ! C’est là qu’intervient le brief, ou cahier des charges, ou appel d’offres – as you want.
Cette étape clé nous permet de cerner l’événement qui vous fait rêver pour être en mesure de le recréer de toute pièce. (Oui, on sait faire ça !)

Vous trouverez dans cet article toutes les infos utiles à insérer dans le brief que vous allez rédiger pour une agence événementielle. Comprenez bien que plus nous aurons d’informations précises, plus nous serons pertinents. Le moment du brief est celui où vous devez travailler quand même travailler un peu, on l’admet. Après promis, on s’occupe de tout !

🌈 Sinon, on a un formulaire de brief déjà tout prêt ici 😀

Les indispensables

  • 🎯 Vos objectifs : Les motivations peuvent être multiples et se recroiser : créer du lien, fédérer les équipes, passer un message, s’amuser, fêter un nouveau projet… En bref, pourquoi voulez-vous organiser cet événement ?
  • 🎈 Le format : Après le « pourquoi » vient le « quoi ». Souhaitez-vous organiser un Kick Off ? Un anniversaire d’entreprise ? Un team bulding ? Un cocktail ? Vous retrouverez sur la page d’accueil Jumpin des conseils et des exemples d’événements que nous avons organisés pour chacun de ces formats.
  • 📆 La date : Mais au fait ce super événement, ce sera quand ? Nous vous recommandons d’éviter d’avoir une date unique fixe. Mieux vaut être flexible et avoir plusieurs dates en option, notamment pour espérer avoir un lieu génial !
  • Les horaires et le programme prévisionnel : Allez-vous réunir vos équipes pour quelques heures ou les encourager à danser jusqu’au bout de la nuit ? Ce choix permet déjà de filtrer les lieux adaptés. Définissez également un programme prévisionnel.
    Exemple : 19h : arrivée des invités – 20h : discours du président, 20h30 – 22h30 : cocktail, 22h30 – 2h : DJ.
  • 👯 Le nombre d’invités : Il est souvent compliqué d’estimer le nombre d’invités à l’avance, mais vous devez tout de même avoir une idée de ce nombre. Dans l’idéal, écrivez dans votre brief une fourchette basse et une fourchette haute.
    Nos conseils pour réduire les no show ! 👎
  • 💰 Le budget : Il faut bien parler d’argent à un moment ! Car nous allons vous faire une grande révélation : le type d’événement organisé dépend du budget que vous souhaitez lui allouer 😵. Vous pouvez indiquer un budget total, par personne ou s’il n’est pas encore défini précisément, communiquer une fourchette de prix.

Pour peaufiner votre brief

  • 💁 Le profil de vos talents : Comme lorsqu’on définit ses personas pour savoir quel message leur adresser et comment, vous devez connaître votre public pour savoir quelles sont leurs préférences et leurs attentes. Quel est l’âge moyen des salariés ? Votre entreprise est-elle mixte ? Quelles sont ses valeurs ?
    Réfléchir à cette question vous aidera à déterminer les points suivants.
  • 📍 Le type de lieu : Ha le choix du lieu ! Certainement l’un de nos plus grands plaisirs ! Et vous, qu’est-ce qui vous ferait plaisir ? Une péniche ? Un rooftop ? Un lotf ? N’ayez pas peur de voir les choses en grand, l’agence événementielle qui répondra à votre demande est justement là pour vous dénicher le lieu parfait.
    Le saviez-vous ? Chez Jumpin, nous axons nos recherches sur les lieux les plus atypiques de Paris…
  • 🎉 L’ambiance : Si vous connaissez le type de lieu que vous voulez, vous savez certainement l’ambiance que vous imaginez. Conviviale ? Chic ? Corporate ?
  • 🍸 Le menu : « Mamaaan ? On mange quoi ce soir ?! » Vos invités ne sont plus des enfants mais sont toujours aussi gourmands. Ils seront attentifs à ce que vous allez leur proposer à manger et à boire. A quoi pensez-vous ? Un repas assis gastronomique ou plutôt un buffet libre à la cool, ambiance catering ? Street-food, tapas, pièces cocktail, champagne, bière, vin, champagne… Les choix sont nombreux !
    N’oubliez pas de demander en amont les éventuelles restrictions alimentaires.
  • 🎅 Le thème : Parfois le lieu et l’événement se suffisent à eux-mêmes mais il est vrai que les salariés apprécient les événements à thème, car ils permettent de briser la glace facilement. Voir son boss déguisé en Aladin ou en mafioso, c’est vrai que c’est plutôt sympa. Pas d’idée de thème ? Découvrez nos 5 thèmes de soirée préférés.
  • 🎱 Les animations : Rien d’obligatoire sur ce point non plus. Les animations sont recommandées dans le cas où votre objectif premier est par exemple de fédérer les équipes. Certaines sont extravagantes et inoubliables (boire un cocktail à -18°, …. A compléter ?), d’autres sont simples à mettre en place et efficaces pour créer du lien en événement d’entreprise (Photobooth, jeux…)
  • 🎤 Le matériel : Avez-vous des besoins particuliers en ce qui concerne le matériel ? (Vidéoprojecteur, lumières, micro…)
  • ❤️  Vos événements précédents : Vous avez des références à fournir à l’agence événementielle ? C’est le moment ! Vous avez peut-être des points que vous avez particulièrement apprécié lors d’événements précédents ou, au contraire, des choses que vous voulez à tout prix éviter. Exprimez-vous, ce brief est à vous !

🌈 Pas envie de rédiger un brief pour une agence événementielle ? 😀


Romane Salvador
Rédactrice & Exploratrice Jumpin

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